PTAお知らせ例文まとめ！そのまま使えるフル文書＆便利なショート文例集

PTA活動に欠かせないのが「お知らせ文」です。

行事や会議の案内、役員決定の報告、中止や延期の連絡など、さまざまな場面で必要になります。

しかし、いざ文書を作ろうとすると「どんな書き方をすればいいの？」「失礼にならない表現は？」と迷う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、そのまま使えるフルバージョン例文から、サッと使えるショート文例までを豊富に紹介しています。

さらに、読みやすく丁寧に仕上げるためのコツや注意点も解説。

これを読めば、誰でも安心してわかりやすいPTAお知らせ文を作れるようになります。

ぜひ次回の文書作成にお役立てください。

PTAお知らせ文とは？基本の意味と役割
- お知らせ文が必要な理由
- PTA活動でよく使われるシーン
PTAお知らせ文の基本構成とフォーマット
タイトル例まとめ：伝わりやすい表現集
場面別PTAお知らせ例文集【ショート版】
そのまま使える！PTAお知らせフルバージョン例文集
わかりやすく丁寧に書くコツと注意点
保護者が安心するお知らせ文にする工夫
まとめ：信頼されるPTAお知らせ文を作るために

PTAお知らせ文とは？基本の意味と役割

ここでは、PTAお知らせ文がどんな役割を持ち、どのように活用されているのかを解説します。

初めて作成する方でも安心できるように、具体例を交えて整理しました。

お知らせ文が必要な理由

PTAのお知らせ文は、学校と保護者をつなぐ大切なコミュニケーション手段です。

口頭での連絡だけでは伝わりにくい情報も、文書であれば正確かつ全員に平等に届けられるのが大きな特徴です。

たとえば行事の日程や会議の案内は、紙やメールで共有されることで「聞き逃した」というトラブルを防げます。

手段	メリット	デメリット
口頭	その場ですぐ伝えられる	聞き漏れや誤解が生じやすい
お知らせ文	正確に全員に伝わる	作成に少し手間がかかる

このように、PTAお知らせ文は「全員が同じ情報を持つ」ために不可欠なのです。

PTA活動でよく使われるシーン

PTAお知らせ文が活躍するのは、行事や会議の案内だけではありません。

実際には以下のようにさまざまなシーンで利用されています。

総会や役員会などの開催通知
新年度の役員決定報告
行事やイベントの案内
中止や延期のお知らせ
保護者向け講演会や研修の案内

このように使用場面を整理すると、「いつ・誰に・何を伝えるために必要なのか」が明確になることがわかります。

文章を作る前に「今回はどの場面なのか」を考えると、内容を組み立てやすくなります。

PTAお知らせ文の基本構成とフォーマット

ここでは、PTAお知らせ文を作成するときに欠かせない基本的な流れを整理します。

「何を、誰に、どのように伝えるのか」を意識すれば、誰でも読みやすい文書が作れます。

冒頭（宛名・挨拶）の例文

お知らせ文の冒頭には、宛名とあいさつを入れるのが一般的です。

「保護者各位」「PTA会員の皆様」など、対象を明記すると親切です。

また、季節の挨拶や感謝の言葉を添えると、文面に柔らかさが生まれます。

要素	例文
宛名	「PTA会員各位」
あいさつ	「平素よりPTA活動にご理解とご協力をいただきありがとうございます。」

本文（日時・場所・内容）の例文

本文では、行事や会議の具体的な情報を簡潔に伝えます。

日時・場所・内容は箇条書きにすると読みやすくなります。

数字や日付は必ず明記することが大切です。

項目	例文
日時	令和7年10月10日（金）午後6時30分より
場所	〇〇小学校体育館
内容	活動報告・新年度計画の審議など

結び（お願い・問い合わせ）の例文

最後は、参加のお願いや問い合わせ先を添えて締めます。

連絡先は電話番号やメールを入れると安心です。

また「今後ともよろしくお願いいたします」のような結びで終えると自然です。

要素	例文
お願い	「ご多用のところ恐縮ですが、ご出席をお願いいたします。」
問い合わせ先	「PTA事務局 012-345-6789」
結び	「今後ともPTA活動へのご協力をよろしくお願いいたします。」

この流れを押さえれば、誰が読んでもわかりやすいお知らせ文になります。

タイトル例まとめ：伝わりやすい表現集

ここでは、PTAお知らせ文でよく使われるタイトルの例を紹介します。

タイトルはお知らせの顔ともいえる部分なので、内容がひと目でわかるようにすることが大切です。

行事や会議のお知らせタイトル例

定例行事や会議では、シンプルに「いつ」「何を行うか」を入れるとわかりやすいです。

場面	タイトル例
総会	「令和7年度第1回PTA総会開催のお知らせ」
役員会	「PTA役員会開催のご案内」
委員会	「生活委員会開催のお知らせ」

役員関連のお知らせタイトル例

人事に関わるお知らせは、受け取る人が一目で内容を理解できるようにするのがポイントです。

抽象的な表現よりも「役員決定」「新体制」など明確な言葉を使うと親切です。

場面	タイトル例
新役員決定	「新年度PTA役員決定のご連絡」
役職紹介	「令和7年度 PTA役員体制のお知らせ」

緊急・中止・変更のお知らせタイトル例

予定の変更や中止のお知らせは、迅速かつ明確なタイトルにする必要があります。

特に、「中止」「延期」などのキーワードを必ず入れると、重要性がすぐ伝わります。

場面	タイトル例
行事中止	「〇月〇日予定行事中止のお知らせ」
行事延期	「〇〇行事延期のご案内」
集合時間変更	「集合時間変更のお知らせ」

タイトル選びはお知らせ文の印象を大きく左右します。

読んだ人が「自分に関係ある」とすぐ気づける表現を心がけましょう。

場面別PTAお知らせ例文集【ショート版】

ここでは、PTA活動でよく使われるお知らせ文を短い形でまとめました。

「とりあえずの文案が欲しい」というときに、そのまま参考にできる内容です。

PTA総会のお知らせ（短文例）

平素よりPTA活動にご協力いただきありがとうございます。

下記のとおり令和7年度第1回PTA総会を開催いたしますので、ご出席をお願いいたします。

日時：令和7年10月10日（金）午後6時30分
場所：〇〇小学校体育館

ご欠席の場合は委任状をご提出ください。

新役員決定のお知らせ（短文例）

令和7年度PTA役員が決定しましたのでご報告いたします。

会長：山田太郎
副会長：佐藤花子
会計：鈴木次郎
書記：田中美咲

今後とも活動へのご理解とご協力をお願いいたします。

行事中止・延期のお知らせ（短文例）

〇月〇日に予定していた「早朝あいさつ運動」は、都合により中止といたします。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

ボランティア募集のお知らせ（短文例）

〇月〇日に開催予定の学校行事にて、会場設営のお手伝いをいただける方を募集いたします。

ご協力いただける方は、〇月〇日までにPTA事務局までご連絡ください。

講演会・研修会のお知らせ（短文例）

保護者向け講演会を下記のとおり開催いたします。

日時：令和7年11月15日（土）午後2時
場所：〇〇小学校視聴覚室
講師：〇〇大学教授 △△ △△ 先生

多数のご参加をお待ちしております。

季節イベントのお知らせ（短文例）

毎年恒例の「PTAバザー」を開催いたします。

日時：令和7年12月5日（日）午前10時～午後3時
場所：〇〇小学校校庭

売上はすべて学校活動の支援に役立てます。

そのまま使える！PTAお知らせフルバージョン例文集

ここでは、実際にそのまま使える形のお知らせ文をフルバージョンで紹介します。

宛名から結びまで一通り含めてあるので、コピペして一部を調整すればすぐに利用できます。

総会開催のお知らせ【フル文書】

令和7年4月1日

PTA会員各位

拝啓　春暖の候、皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

平素よりPTA活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、令和7年度第1回PTA総会を下記のとおり開催いたします。

ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

記

日時：令和7年10月10日（金）午後6時30分より
場所：〇〇小学校体育館
議題：前年度活動報告、決算報告、新年度活動計画案の審議他

※ご欠席の場合は委任状をご提出ください。

問い合わせ先：PTA事務局　電話 012-345-6789

敬具

役員決定のお知らせ【フル文書】

令和7年4月5日

PTA会員各位

平素よりPTA活動にご協力いただきありがとうございます。

このたび令和7年度のPTA役員が決定いたしましたので、下記のとおりご報告申し上げます。

記

会長：山田太郎
副会長：佐藤花子
会計：鈴木次郎
書記：田中美咲

新役員一同、1年間尽力してまいります。

今後ともPTA活動にご理解とご支援を賜りますようお願い申し上げます。

行事中止のお知らせ【フル文書】

令和7年6月20日

PTA会員各位

日頃よりPTA活動にご協力いただきありがとうございます。

誠に残念ながら、〇月〇日に予定しておりました「早朝あいさつ運動」は、都合により中止といたします。

児童の安全を最優先とした判断ですので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

問い合わせ先：PTA事務局　電話 012-345-6789

バザー開催のお知らせ【フル文書】

令和7年9月1日

PTA会員各位

拝啓　初秋の候、皆様にはご清祥のことと存じます。

さて、恒例の「PTAバザー」を下記のとおり開催いたします。

ご家族そろってのご参加を心よりお待ちしております。

記

日時：令和7年12月5日（日）午前10時～午後3時
場所：〇〇小学校校庭
内容：食品・日用品販売、子ども向けゲームコーナーなど

売上金は学校活動の支援に充てさせていただきます。

多数のご参加を心よりお願い申し上げます。

敬具

保護者講演会のお知らせ【フル文書】

令和7年10月1日

PTA会員各位

平素よりPTA活動へのご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。

このたび、下記のとおり保護者向け講演会を開催いたします。

ぜひご参加くださいますようご案内申し上げます。

記

日時：令和7年11月15日（土）午後2時
場所：〇〇小学校視聴覚室
演題：「子どもとの関わり方を考える」
講師：〇〇大学教授 △△ △△ 先生

問い合わせ先：PTA事務局　電話 012-345-6789

敬具

わかりやすく丁寧に書くコツと注意点

ここでは、お知らせ文をより読みやすく、誤解なく伝えるための工夫をまとめます。

ちょっとしたポイントを押さえるだけで、文書の印象がぐっとよくなります。

相手に安心感を与える表現の工夫

お知らせ文は、情報を伝えるだけでなく、読む人に安心感を与えることも大切です。

「いつもご協力ありがとうございます」「ご理解を賜りますようお願い申し上げます」といった一言を添えると、事務的ではなく温かみのある文面になります。

悪い例	良い例
「行事は中止です。」	「誠に残念ながら、〇〇行事は中止といたします。ご理解のほどお願いいたします。」

誤解を避けるためのチェックリスト

読み手に誤解を与えないよう、次の点をチェックすると安心です。

日時や場所に誤りはないか
対象が明確に書かれているか（例：保護者全員、役員のみ）
回答が必要な場合、その期限を入れているか
専門用語や略語を避けているか

誤解が生じると出欠や準備に支障が出るため、「第三者に読んでもらっても意味が通じるか」を基準に確認すると良いでしょう。

読みやすくするレイアウトの工夫

お知らせ文は内容が正しくても、見づらいと相手に伝わりにくくなります。

特にスマホで読むことを考えて、次の工夫を取り入れると親切です。

工夫	効果
箇条書きを使う	日時・場所などが一目でわかる
改行を適度に入れる	読みやすさが格段に上がる
見出しを付ける	長文でも流れがつかみやすい

これらの工夫を意識すると、読み手がストレスなく内容を理解できるお知らせ文になります。

保護者が安心するお知らせ文にする工夫

ここでは、お知らせ文を単なる連絡事項に終わらせず、読む人が「安心できる」と感じるための工夫を紹介します。

ちょっとした配慮があるだけで、保護者の受け取り方は大きく変わります。

感謝やねぎらいの一言を添える

お知らせ文に感謝の言葉を一文加えるだけで、受け取る側の印象はぐっと良くなります。

たとえば「平素よりPTA活動にご協力いただきありがとうございます」と書くだけで、相手を尊重している姿勢が伝わります。

悪い例	良い例
「総会を行いますので出席してください。」	「平素よりご協力ありがとうございます。このたび総会を開催いたしますので、ご出席いただけますと幸いです。」

家庭への配慮を感じさせる表現例

保護者は日々忙しく、行事や会議に参加するにも調整が必要です。

「ご多用のところ恐れ入りますが」「ご無理のない範囲でご協力ください」などの言葉を加えると、押し付けがましくない柔らかい印象になります。

「ご多用とは存じますが、ご参加いただけますと幸いです。」
「可能な範囲でのご協力をお願い申し上げます。」

トラブルを防ぐ注意喚起の仕方

安全や準備に関する注意は必要ですが、きつい言い方だと反発を招くこともあります。

そこで、「ご理解とご協力をお願いします」という形でやわらかく伝えるのがおすすめです。

伝え方	例文
きつい表現	「遅刻しないでください。」
やわらかい表現	「開始時間に間に合うようご協力をお願いいたします。」

このような表現を心がけることで、読む人に配慮の伝わるお知らせ文になります。

まとめ：信頼されるPTAお知らせ文を作るために

ここまで、PTAお知らせ文の基本構成から具体的な例文、さらに安心感を与える工夫まで見てきました。

最後に、信頼されるお知らせ文を作るためのポイントを整理しておきましょう。

ポイント	具体的な工夫
基本構成	宛名 → 挨拶 → 本文（日時・場所・内容） → 結びの流れを守る
わかりやすさ	箇条書きや表を使って整理する
安心感	感謝や配慮の言葉を添えて、やわらかい表現を心がける
正確さ	日時・場所・対象を必ず確認し、誤りがないかチェック