回覧板の例文とテンプレート！【そのまま使える文例集】

町内会や自治会で欠かせない「回覧板」。

いざ作成しようとすると「どう書けばいいの？」「例文がほしい」と迷う方も多いのではないでしょうか。

本記事では、すぐに使える回覧板の例文とテンプレートを、用途別にわかりやすくまとめました。

一般的なお知らせから行事案内、募集・提出依頼、防災関連まで幅広く対応できる文例を用意しています。

さらに、挨拶から結びまで完成したフルバージョン例文も掲載しているので、そのまま使うことも可能です。

回覧板の書き方の基本とコツを押さえれば、誰でも短時間で丁寧な文書が作れます。

紙とデジタルの両方に対応した最新のテンプレート活用術も紹介していますので、地域の状況に合わせて使い分けてみてください。

回覧板作成に迷ったときの完全ガイドとして、ぜひご活用ください。

回覧板とは？基本の役割と最新事情

まずは、そもそも回覧板がどんな役割を持っているのかを整理してみましょう。

この記事では、昔ながらの紙の回覧板から、最近増えてきたデジタル回覧板までをわかりやすく解説します。

回覧板が必要とされる理由

回覧板とは、町内会や自治会などで情報を共有するために使われる文書のことです。

掲示板やインターネットに情報を出す方法もありますが、家庭ごとに確実に伝わるのは回覧板の強みです。

例えば「地域の清掃活動」「お祭りのお知らせ」「防災に関する連絡」など、身近な生活に直結する案内が中心です。

大切なのは、誰にでもわかりやすく、安心感のある文章で書くことです。

そのため、季節のあいさつや感謝の言葉が添えられることも多いです。

回覧板でよく扱う内容	具体例
地域イベント	清掃活動、夏祭り、運動会
自治会からのお知らせ	総会の日程、役員改選、会費案内
防災関連	避難訓練、消火訓練、防災備蓄確認

回覧板は「地域全体に確実に伝える」ための仕組みであり、今も欠かせない役割を担っています。

紙とデジタルの回覧板の違い

近年は、LINEやメールを使ったデジタル回覧板も増えています。

紙と比べると一斉配信ができるため便利ですが、スマホやパソコンを使わない方にとっては届きにくいという課題があります。

そのため、地域によっては「紙」と「デジタル」を併用するケースも多く見られます。

紙の回覧板は手渡しで確実に届く一方、デジタル回覧板はスピードと効率に優れるという特徴があります。

種類	メリット	注意点
紙の回覧板	全世帯に届きやすい、形式がなじみ深い	回すのに時間がかかる、紛失のリスク
デジタル回覧板	一斉配信が可能、記録が残る	機器に不慣れな人には届きにくい

地域の状況に応じて、紙とデジタルを上手に組み合わせることが、これからの回覧板運営のポイントです。

回覧板の基本的な書き方と構成

ここでは、回覧板を作成するときに押さえておきたい基本構成と、読みやすくするためのコツを紹介します。

難しく考える必要はなく、4つの要素を順番に書くだけで、きちんとした文書に仕上がります。

必ず押さえるべき4つの基本パート

回覧板は「挨拶 → 本文 → 依頼 → 結び」の流れで書くと、どんな内容でも伝わりやすくなります。

それぞれのパートで意識するポイントをまとめました。

パート	役割	例文
挨拶文	相手への気遣いや季節感を伝える	「秋冷の候、皆さまにはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。」
本文	お知らせや行事の内容を伝える	「10月15日に地域清掃を行いますので、ご参加ください。」
お願い文	回覧の協力を依頼する	「ご確認後は、速やかに次の方へお回しください。」
結びの挨拶	協力への感謝や関係継続の気持ちを表す	「皆さまのご協力に感謝申し上げます。」

この流れを守るだけで、自然で丁寧な回覧文になります。

失敗しないための文章のコツ

基本構成を押さえたら、さらに読みやすさを高める工夫をしましょう。

回覧板は多くの人が読むため、誰にでも伝わる表現が大切です。

• 簡潔な表現を心がける（長文を避け、1〜2文でまとまるようにする）
• 具体的な情報を入れる（日時・場所・連絡先は必須）
• 「すぐに次の人へ回してほしい」という依頼を忘れない
• 最後に感謝の言葉を添えて柔らかい印象にする

例えば、「10月15日（日）午前9時より、公園周辺の清掃活動を行います。ご確認後はお手数ですが速やかに次の方へお回しください。皆さまのご協力に感謝申し上げます。」のように、シンプルでも十分伝わります。

「短く・わかりやすく・丁寧に」の3点を意識すると、失敗しない回覧板になります。

回覧板の例文テンプレート集【用途別】

ここからは、すぐに使える回覧板の例文テンプレートを紹介します。

そのまま利用しても良いですし、地域の事情に合わせてアレンジしても活用できます。

一般的なお知らせの例文

特別な行事ではなく、日常的なお知らせに使えるシンプルな文例です。

件名：〇〇のお知らせ

皆さま

いつも町内会活動にご協力いただき、ありがとうございます。

このたび、〇〇に関するお知らせを回覧いたします。
ご確認後は、お手数ですが次の方へ速やかにお回しください。

ご不明な点がありましたら、担当の〇〇までご連絡ください。

町内会〇〇班　班長〇〇

行事案内・参加依頼の例文

清掃活動やお祭りなど、地域行事の案内に便利なテンプレートです。

件名：清掃活動のお知らせ

町内の皆さま

春暖の候、皆さまにはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

以下のとおり、地域清掃を行います。
ご都合のつく方はぜひご参加ください。

日時：〇月〇日（日）午前9時〜11時
集合場所：町内会館前
持ち物：軍手・ゴミ袋・帽子など
※雨天の場合は中止です。

ご確認後は、お手数ですが次の方へお回しください。

町内会〇〇班　班長〇〇

募集・提出依頼の例文

申込や提出物が必要な場合に使いやすいフォーマットです。

件名：〇〇募集のご案内

皆さま

いつも町内会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。

〇〇に関する募集を回覧いたします。
参加を希望される方は、〇月〇日までに必要事項をご記入のうえ、班長までご提出ください。

確認後は速やかに次の方へお回しくださいますようお願いいたします。

町内会〇〇班　班長〇〇

防災・緊急連絡の例文

災害訓練や防災関連の案内に適した例文です。

件名：防災訓練のお知らせ

町内の皆さま

初秋の候、皆さまにおかれましてはますますご健勝のことと存じます。

下記のとおり、防災訓練を実施いたします。
ご都合のつく方はご参加くださいますようお願いいたします。

日時：〇月〇日（土）午前10時〜12時
場所：〇〇小学校 校庭
内容：避難経路確認、消火訓練 など

ご確認後は次の方へお回しいただきますようお願い申し上げます。

町内会〇〇班　班長〇〇

用途	例文の特徴
一般的なお知らせ	短く簡潔、誰にでも使いやすい
行事案内・参加依頼	日時や集合場所を明確に記載
募集・提出依頼	締め切りを明記し、提出先を示す
防災・緊急連絡	訓練や緊急性のある情報を簡潔に案内

シーンごとにテンプレートを準備しておくと、必要なときに迷わずすぐに使えます。

すぐに使える！回覧板フルバージョン例文

ここでは、挨拶から結びまで完成された「フルバージョン例文」を紹介します。

そのまま利用してもよく、必要に応じて日時や場所を差し替えるだけで簡単に使えます。

町内清掃イベントのお知らせ（完成形例文）

件名：地域清掃活動のご案内

町内の皆さま

新緑の季節を迎え、皆さまにおかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素より町内会活動にご理解とご協力を賜り、心より感謝申し上げます。

さて、下記のとおり地域清掃活動を実施いたします。
お忙しい中恐縮ですが、ご都合のつく方はぜひご参加ください。

日時：〇月〇日（日）午前9時〜11時
集合場所：町内会館前
持ち物：軍手、帽子、ごみ袋など
※雨天の場合は中止といたします。

ご確認いただきましたら、お手数ですが速やかに次の方へお回しください。

皆さまのご協力を心よりお願い申し上げます。

町内会〇〇班　班長〇〇

提出期限付きのお知らせ（完成形例文）

件名：〇〇申込書の提出について

町内の皆さま

秋冷の候、皆さまにおかれましてはご健勝のことと存じます。
日頃より町内会活動へのご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび、〇〇に関する申込書を回覧いたします。
参加をご希望の方は、〇月〇日までにご記入のうえ、班長までご提出ください。

ご確認後は、恐れ入りますが速やかに次の方へお回しくださいますようお願いいたします。

皆さまのご理解とご協力に深く感謝申し上げます。

町内会〇〇班　班長〇〇

防災訓練のお知らせ（完成形例文）

件名：防災訓練のご案内

町内の皆さま

初秋の候、皆さまにおかれましてはますますご健勝のことと存じます。
平素より地域活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。

下記のとおり、防災訓練を実施いたします。
万一に備える大切な機会となりますので、ご都合のつく方はご参加ください。

日時：〇月〇日（土）午前10時〜12時
場所：〇〇小学校 校庭
内容：避難経路の確認、消火器の使用体験など

ご確認いただきましたら、速やかに次の方へお回しいただきますようお願いいたします。

引き続き、安全で安心できる地域づくりにご協力をお願いいたします。

町内会〇〇班　班長〇〇

フルバージョン例文の種類	特徴
清掃活動のお知らせ	日時・集合場所・持ち物を具体的に明記
提出期限付きのお知らせ	提出先と締め切りをわかりやすく提示
防災訓練のお知らせ	実施目的や内容を簡潔に説明

フルバージョン例文を準備しておくと、すぐに差し替えて利用でき、文面に悩む時間を大幅に減らせます。

回覧板を早く正しく回すための工夫

回覧板は「速やかに回す」ことが大切です。

滞ってしまうと、全体に情報が届くのが遅れてしまうため、スムーズに回す工夫をしておきましょう。

滞りを防ぐポイントとマナー

回覧板を受け取ったら、すぐに目を通して次へ回すのが基本です。

読み終わったあとに長く自宅に置いておくと、後の人に情報が届かなくなってしまいます。

• 確認したらすぐに次へ回す
• 紛失しないよう置き場所に注意する
• 未確認の人がいる場合は声をかける
• 最後の人がわかるよう、ルートを明示しておく

マナーを守ることで、地域全体に安心感が生まれます。

良い習慣	悪い習慣
確認後すぐ回す	数日間手元に置いたままにする
置き場所を家族に伝える	机や棚の隅に置いて忘れる
期限を意識して行動する	回覧の重要性を後回しにする

ちょっとした配慮で、回覧板はスムーズに動き、地域の情報共有が円滑になります。

回覧ルートと期限の工夫

回覧板は「誰に回すのか」「いつまでに回すのか」を明確にしておくと、滞りが起きにくくなります。

特に世帯数が多い地域では、ルートや期限を事前に決めておくことが大切です。

• 回覧ルートを名簿にして最初に記載する
• 期限を明記して意識づける
• 連絡先を添えて、不明点があればすぐ問い合わせできるようにする

例えば、「〇月〇日までに最後の方へ届くようご協力ください」と書き添えるだけでも、全員が意識しやすくなります。

工夫のポイント	効果
回覧ルートを明示する	誰に渡すべきか迷わない
期限を設ける	回覧が滞るのを防ぐ
問い合わせ先を記載	不明点を解消しやすい

ルートと期限を決めることで、回覧板は「確実に・早く」地域全体へ届きます。

便利なテンプレート活用法【2025年最新】

回覧板を毎回ゼロから作るのは手間がかかります。

そこで役立つのが「テンプレート」です。

2025年の最新事情に合わせた使い方を見ていきましょう。

紙のテンプレートの上手な使い方

紙の回覧板は、年配の方を中心に今でもよく利用されています。

紙のテンプレートを活用すると、情報を漏れなく整理でき、手書きでも整った印象を与えられます。

• 例文をあらかじめテンプレートに印刷しておき、必要事項だけ書き換える
• 日付・場所・担当者名を空欄にしておき、後で記入できるようにする
• 読みやすいフォントや大きめの文字を使う

紙のテンプレートの利点	注意点
形式が整っていて誰でも読みやすい	配布や回覧に時間がかかる
書き間違いを減らせる	保存しておかないと再利用しにくい

デジタルテンプレートの活用シーン

スマホやパソコンを使う世帯が増え、デジタル形式の回覧板も広がっています。

Word、Excel、Googleドキュメントなどで作成したテンプレートを共有すれば、簡単に編集や配信ができます。

• LINEやメールに添付して配布できる
• クラウド上で最新情報を更新できる
• 紙に印刷して併用も可能

紙とデジタルを両立させると、誰にでも情報が届きやすくなります。

デジタルテンプレートの利点	注意点
配布が一瞬で済む	機器に不慣れな人に届きにくい
データを繰り返し使える	閲覧環境によって見え方が異なる

更新・カスタマイズのコツ

テンプレートを使うときは、毎回内容をきちんと更新することが重要です。

古い情報のままでは混乱を招いてしまいます。

• 日付・時間・場所・担当者名は必ず最新にする
• 地域の雰囲気に合わせて文言を柔らかく調整する
• 必要に応じてフォーマットを追加・削除する

「テンプレート＋更新」のセット運用が、効率よく正確な回覧文を作る秘訣です。

まとめ｜回覧板の例文とテンプレートを活用して地域交流を円滑に

ここまで、回覧板の基本構成や書き方のコツ、用途別の例文テンプレート、そしてすぐに使えるフルバージョン例文を紹介してきました。

さらに、スムーズに回す工夫や紙・デジタルのテンプレート活用法についても解説しました。

要点を整理すると、次の3つがポイントです。

• 「挨拶 → 本文 → 依頼 → 結び」の流れを守る
• 用途に応じた例文テンプレートを使い分ける
• 回覧ルートと期限を明確にして滞りを防ぐ

チェックポイント	具体例
基本構成	挨拶 → 本文 → 依頼 → 結び
例文活用	行事案内・募集依頼・防災訓練など
工夫	期限設定、ルート明示、問い合わせ先の記載

回覧板は地域の情報を確実に届ける大切な仕組みです。

例文やテンプレートを上手に活用することで、短時間でわかりやすい文書が作れます。

これから回覧板を作成するときは、本記事を参考にして、地域のつながりをより円滑にしていきましょう。